Życie po e-picie

Po przekazaniu drogą internetową deklaracji, e-podatnik otrzyma numer referencyjny. Jest on niezbędny do pobrania UPO czyli urzędowego poświadczenia odbioru. Jest to jedyny ważny dla fiskusa dowód na otrzymanie naszego elektronicznego zeznania. Potwierdzenie takie zostanie wysłane po przeanalizowaniu przez system poprawności dostarczonych dokumentów PIT. Jeżeli deklaracja zawiera prawidłowe dane identyfikacyjne i informacyjne to powinien zostać wyświetlony komunikat „System 200”. W tym momencie podatnik może zapisać plik na dysku twardym komputera i uznać coroczny obowiązek rozliczenia się z fiskusem za zamknięty.

Ale uwaga, taki dokument należy przechowywać, podobnie jak w przypadku papierowych zeznań, przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że folder zawierający tegoroczne deklaracje można usunąć wraz z wybiciem pierwszych minut 2017 r. Okres 5 lat, chociaż wydaje się niezbyt odległy, to jednak w przypadku przechowywania informacji w postaci elektronicznej wzbudza wiele obaw. Nawet najbardziej sumiennie dbający o stan swojego laptopa e-podatnik może bowiem doświadczyć ataku złośliwego oprogramowania czy awarii komputera, skutkujących nieodwracalną utratą danych. W związku z tym, zaleca się sporządzanie kopii najważniejszych dokumentów przechowywanych na dyskach komputerów.

Przenośne archiwa PIT

Najprostszą metodą tworzenia zapasowych duplikatów danych jest ich zapisywanie na dyskach optycznych, czyli płytach CD, DVD. Zdecydowaną zaletą tych nośników informacji jest niski koszt oraz nieskomplikowany proces utrwalania na nich dokumentów. Stosunkowo łatwa wydaje się również archiwizacja i segregowanie płyt. – Jeżeli zdecydujemy się zapisywać pliki z rozliczeniami podatkowymi na płytach kompaktowych należy rozważyć kupno nieco droższych i nowocześniejszych modeli, jak nośniki blu-ray. Zwykłe płyty CD ulegają zniszczeniu w skutek działania promieni słonecznych, zbyt wysokich lub niskich temperatur, nadmiernej wilgotności. Może dojść do ich rozwarstwienia czy odbarwienia, w wyniku czego nie będzie można odczytać danych, które zostały na nich wypalone – uprzedza Adam Śniedziewski, Dyrektor ds. Rozwoju Sprzedaży firmy TotalSafe, oferującej program do archiwizacji danych BitBank. Ze względu na niską trwałość oraz brak odpowiednich zabezpieczeń nośników optycznych, do zapisywania istotnych i poufnych informacji coraz częściej wybierane są pamięci flash. Niewielkich rozmiarów pendrive’y są wygodne w użytkowaniu, a do utrwalania na nich danych nie jest wymagane dodatkowe oprogramowanie. Ceny przenośnych pamięci flash kształtują się w granicach od 20 do nawet 700 zł. Jednak do przechowywania najważniejszych dokumentów zdecydowanie wystarczają te o pojemności 1 GB, a więc kosztujące ok. 20-30 zł. Wydatek ten wrośnie dwu- , a nawet trzykrotnie jeżeli e-podatnik zdecyduje się na zakup szyfrowanego pendrive’a. Chociaż jest to znacznie droższe rozwiązanie to zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa prywatnych danych.

Niestety mimo zabezpieczeń i zwiększaniu odporności na uszkodzenia fizyczne (stosowanie trwałych materiałów wodoodpornych) pendrivy ulegają szybkiemu zużywaniu przy ich intensywnej eksploatacji.

E-pity na e-archiwach

Innym sposobem na zabezpieczenie kopii e-deklaracji jest ich przechowywanie na zewnętrznych serwerach. W tym celu dokumenty elektroniczne najczęściej wysyła się na konto poczty e-mail. Darmowe skrzynki o coraz większych pojemnościach zachęcają do stosowania tego rozwiązania. Kolejnym argumentem jest łatwy, chociaż strzeżony hasłem dostęp do niej, z każdego komputera podłączonego do sieci. Problem może pojawić się przy próbie wyszukania pożądanego pliku na koncie. Zazwyczaj służą one do bieżącej korespondencji, więc znalezienie dokumentu z e-deklaracją, wśród setek innych maili staje się znacznie utrudnione.

Z dobrodziejstw zewnętrznych, specjalnie chronionych serwerów można korzystać również za pomocą specjalnych programów udostępnianych przez coraz więcej firm. Łączą one zalety wymienionych wcześniej rozwiązań, zapewniając przy tym znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa i wygodę użytkowania. Aplikacje służą do automatycznego backupu danych online z wybranych przez posiadacza konta obszarów na dyskach twardych komputera. Zasada działania tych programów oraz ich obsługa jest prosta i intuicyjna, dzięki czemu może z nich korzystać każdy e-podatnik. Nie przeszkadzają przy tym w bieżącej pracy, same dokonując zmian w zapisywanych na serwerach plikach. Przywracane z nich dane mają taki sam układ folderów, jak w komputerze. - Przy archiwizowaniu dokumentów zawierających rozliczenia podatkowe najważniejszym kryterium powinno być ich bezpieczeństwo. W przypadku backupu danych online zapewnione jest ono dzięki takim rozwiązaniom, jak: protokół SSL stosowany przez banki do dokonywania elektronicznych transakcji finansowych oraz szyfrowaniu ASE, czyli kluczowi znanemu tylko posiadaczowi konta. Niewątpliwą zaletą tej metody tworzenia kopii zapasowych e-pitów jest dostęp do nich w każdym momencie, z każdego miejsca na świecie. Aby skorzystać z backupu danych online potrzebny jest jedynie komputer połączony z Internetem. Ponadto do archiwizacji najistotniejszych dokumentów wystarczające okazują się konta o niskich pojemnościach, do których dostęp jest bardzo często darmowy. W wypadku programu BitBank każdy użytkownik ma dostęp do 1 GB wolnej przestrzeni wirtualnej bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów - tłumaczy Adam Śniedziewski.

Nie tylko PIT

Przechowywanie dokumentacji podatkowej przez ustawowy okres 5 lat dotyczy jednak nie tylko samych deklaracji, ale również wszelkich materiałów potwierdzających wyliczenia, zawarte w PIT-ach. - W razie kontroli skarbowej zostaniemy poproszeni o przedstawienie dowodów świadczących o zasadności stosowanych ulg. W przypadku stosowania ulgi odsetkowej należy więc przechowywać zaświadczenia wystawione przez bank, zawierające termin i kwotę zapłaconych w danym roku odsetek - ostrzega Sebastian Jankowiak z Kancelarii Doradztwa Podatkowego w Poznaniu - Podatnicy korzystający z ulgi rehabilitacyjnej zobowiązani są natomiast do udowodnienia faktu korzystania z samochodu dla potrzeb związanych z przewozem na niezbędne zabiegi leczniczo-rehabilitacyjne. Dokumentację potwierdzającą wyliczenia zawarte w deklaracjach rocznych możemy przechowywać, podobnie jak e-pity, w wersji zdigitalizowanej. Ten przepis dotyczy m.in. faktur wystawianych przez dostawcę Internetu. Należy przy tym pamiętać, że taka forma archiwizowania obowiązuje jedynie dokumenty wystawione w postaci elektronicznej.

W razie zagubienia, zniszczenia, bądź po prostu nieposiadania odpowiednich dokumentów na uzasadnienie podatkowych kalkulacji można próbować udowodnić je w inny sposób, np. poprzez uzyskanie duplikatów lub przesłuchanie świadków. Jeżeli dowody przedstawione w zastępstwie oryginalnych dokumentów na podstawie, których zostało sporządzone zeznanie roczne, nie przekonają urzędnika skarbowego podatnik może ponieść niemiłe konsekwencje. W przypadku nieposiadania UPO bardzo prawdopodobne, iż nie będziemy w stanie udowodnić fiskusowi, że rzeczywiście złożyliśmy naszą roczną deklarację. Archiwizacja może więc zaoszczędzić nam wielu zmartwień – kilka minut przeznaczonych na backup pozwoli spać spokojnie przez najbliższych pięć lat.